Mejores Prácticas al Organizar Actividades en FT CRM

Una colección de ideas sobre cómo nos gusta organizar campañas en FT CRM.

Todos somos personas ocupadas y dedicar tiempo a tareas que no generan ingresos, como la organización de actividades, puede sentirse como una distracción. Sin embargo, no estructurar efectivamente ahora te costará eficiencia más adelante.
Hemos reunido algunas mejores prácticas para aprovechar al máximo la configuración de tus Proyectos:
  1. ​Por Qué Importa la Organización​
  2. ​Nuestros Ejemplos Favoritos​
  3. ​Cuándo Usar Cada Método de Organización​
  4. ​Cómo Nombrar Proyectos​
  5. ​Actividades​
  6. ​Puntos Clave​

🗄️ Por Qué Importa la Organización

Es cierto que usar proyectos revolucionará la forma en que estructuras y organizas actividades en FT CRM. También es cierto que este nuevo nivel de organización llevará a una mayor productividad y automatización. Pero antes de lanzarte de cabeza, tómate un momento para pensar sobre por qué quieres organizar actividades.
  1. Acceso rápido y fácil a las actividades que necesitas
  2. Aumentar la productividad - ahorrar tiempo y evitar confusiones
  3. Cumplir con fechas límite
  4. Eliminar el desorden
  5. Colaboración interna fácil
🧙‍♂️ Consejo: Dedica algo de tiempo a pensar sobre cómo están configuradas tus actividades y cómo pueden agruparse fácilmente.

💪 Nuestros Ejemplos Favoritos

La forma en que abordes la organización de actividades dependerá en gran medida de tu organización. Aquí están nuestras sugerencias para la mejor manera de organizar tus proyectos;
  1. 📒 Por campaña
  2. 📅 Por mes calendario
  3. 🗂 Por proyecto automatizado

📒 Organizar Proyectos por Campaña

Las campañas pueden ser planificadas, aparecer aleatoriamente o crecer orgánicamente desde una sola actividad. Es una buena idea organizar estas actividades en su propio proyecto. Tenerlas todas en un lugar para referencia, para editar y para análisis.
Así es como lo hacemos;
Proyectos de Campaña
Proyectos de Campaña

📅 Organizar Proyectos por Mes Calendario

Es una buena idea planificar tus actividades de CRM con anticipación, nos gusta planificar un mes a la vez. Algunas actividades son recurrentes y se repiten con modificaciones semanalmente o mensualmente. También hay campañas únicas que ocurren durante este período.
Nos gusta tener proyectos configurados para reflejar todas las campañas ejecutándose en un mes particular, así;
Proyectos mensuales
Proyectos mensuales
🧙‍♂️ Consejo: Echa un vistazo a Comenzando Con Proyectos para ver cómo la útil Caja de Herramientas puede hacer que configurar tu CRM mensual sea muy fácil.

🗂 Organizar Proyectos por Proyecto Automatizado

Ejecutar actividades recurrentes diariamente se vuelve aburrido rápidamente. La automatización puede resolver fácilmente este problema, permitiéndonos usar nuestro tiempo en actividades más desafiantes y gratificantes. Pero no quieres que tus actividades automatizadas estén solo por ahí, agrúpalas en un proyecto para mantenerlas seguras.
Cuando se trata de actualizar tus campañas de ciclo de vida, tendrás todas las actividades a mano en un lugar. Por ejemplo;
Proyectos Automatizados
Proyectos Automatizados

❓ Cuándo Usar Cada Método de Organización?

Usar una combinación de los métodos descritos arriba tiene sentido, pero dependerá de cómo se hayan configurado tus actividades.
Lista algunas de las ediciones que has hecho recientemente a tus actividades existentes. Ahora piensa sobre cómo abordaste la tarea e intenta responder estas preguntas;
  1. ¿Fue fácil localizar todas las actividades que necesitabas?
  2. ¿Usaste etiquetas al configurar tus actividades?
  3. ¿Necesitaste editar todas las actividades con cierta etiqueta?
  4. ¿Encontraste todas las actividades que necesitabas fácilmente?
  5. ¿Estuviste seguro de que encontraste todo lo que necesitabas?
Las respuestas a estas preguntas deberían ayudarte a desarrollar la mejor estrategia para ti cuando se trata de organizar actividades en proyectos.
🧠 Nota: Nos gusta tener proyectos definidos para proyectos automatizados.
Luego nos gusta categorizar todas las otras actividades en año (2020), mes (Abril) y campaña (Promociones de Juegos). Algunas de ellas se repiten cada mes y algunas solo ocurren cuando necesitan.

📛 Cómo Nombrar Proyectos

Cómo nombres tus proyectos impactará en tu capacidad para encontrarlos y para entender lo que contienen. El nombramiento reflexivo ayudará a promover consistencia dentro de un equipo, remover ambigüedad y evitar conflictos de nombres.
Aquí hay algunos consejos para cuando nombres tus proyectos;
  1. Sé consistente y descriptivo
  2. Configura una estructura de directorio clara incluyendo;
    1. Título
    2. Fecha
    3. Un identificador único
  3. Formato - ej. AAAA / MM / DD
  4. No te desvíes
🧠 Nota: Si el proyecto es sensible a fecha entonces usamos el formato en el ejemplo 1

Ejemplo 1

Nombrar un proyecto sensible a fecha
Nombrar un proyecto sensible a fecha
🧠 Nota: Si el proyecto está automatizado entonces usamos el formato en el ejemplo 2

​

Ejemplo 2

Nombrar un proyecto automatizado
Nombrar un proyecto automatizado

🚀 Actividades

Algo a considerar al agrupar actividades en proyectos es que una actividad solo puede pertenecer a un proyecto.
Podrás ver la lista completa de actividades en 'Todas las Actividades' como antes, independientemente de a qué proyecto pertenezca una actividad (si es que pertenece a alguno). Sin embargo, solo podrás agrupar una actividad en un proyecto.
Revisa cómo configurar proyectos y agrupar actividades aquí;
Comenzando con Proyectos
/tutorials/proyectos/getting-started-with-projects

🥡 Puntos Clave

Si pones estos consejos y trucos en práctica, estarás configurando proyectos perfectos en poco tiempo.
Ten en cuenta que puedes cambiar de opinión sobre cómo organizar proyectos incluso después de haber comenzado. Si algo no está funcionando, puedes eliminar fácilmente el proyecto y comenzar de nuevo.
🧙‍♂️ Consejo: Eliminar un proyecto removerá el proyecto y liberará las actividades dentro del proyecto de vuelta a un estado 'sin categorizar'.
No elimina las actividades.